În demersul de construcție a propunerii de proiect vă recomandăm să aveți clar în vedere specificul Apelului 2, anume adoptarea unor măsuri care stimulează implicarea civică, dialogul, participarea și creșterea capacității grupurilor vulnerabile. Proiectele finanțate în cadrul Programului de Implicare Civică și implicit în Apelul 2 trebuie să demonstreze complexitate și o bună aliniere cu outcome-urile Programului, cât și cu una dintre cele două Arii. Potențialii Solicitanți pot aborda o multitudine de teme și direcții în conturarea ideii de proiect și, implicit, a activităților acestuia, iar în Ghidul Solicitanților, secțiunea 1.8 sunt enumerate activități eligibile orientative.
În al doilea rând, conform informațiilor regăsite în Ghidul Solicitanților, secțiunea 2.3.2 Costuri directe, sunt eligibile costurile legate de extindere și renovare (construcția, renovarea și modernizarea clădirilor). Însă, vă rugăm să aveți în vedere detaliile privind Apelul 2 (suma de grant și durata proiectelor – valorile minime și maxime), cât și procentul de maxim 10% din bugetul total solicitat care poate fi alocat acestui tip de costuri (lucrări de extindere și renovare).

Nu. Proiectele care abordează Aria 1 nu sunt obligate să includă activități privind protecția biodiversității, conservarea sau gestionarea resurselor naturale. Astfel de activități pot fi incluse doar dacă obiectivele proiectului vizează în mod direct această tematică.

Așa cum este precizat în formularele anexelor obligatorii, acestea se vor semna de către reprezentantul legal al organizației. În faza de aplicare nu este obligatorie semnarea documentelor cu o semnătură electronică calificată, însă, ulterior, conform secțiunii 4 din Ghidul Solicitanților, „Toate Contractele de finanțare nerambursabilă și documentele ulterioare elaborate în timpul implementării vor fi semnate cu semnătură electronică calificată.”

Formularele de aplicare trebuie completate în limba română, fără utilizarea diacriticelor. Excepție fac câmpurile în care informațiile sunt solicitate în limba engleză. Limita de caractere se referă la numărul de caractere cu spații.

Nu este stabilită o corespondență între cele 2 Outcome-uri și cele 2 Arii din cadrul Apelului 2. Pentru a-și atinge scopul, în cadrul Programului de Implicare Civică va fi urmărită atingerea celor două Outcome-uri, iar proiectele transmise în cadrul Apelului 2 trebuie să selecteze și să raporteze cel puțin un indicator de Outcome (Outcome 1 sau Outcome 2), precum și oricare doi indicatori de Output.

Proiectele transmise în cadrul Apelului 2 pot adresa fie unul, fie ambele Outcome-uri. Acestea trebuie să selecteze și să raporteze cel puțin un indicator de Outcome, precum și oricare doi indicatori de Output, aceștia fiind aleși în concordanță cu activitățile proiectului și obiectivele acestuia.

Programul încurajează activitățile desfășurate în special în zonele rurale sau urbane mici, unde participarea civică activă rămâne nevalorificată, însă fără a solicita desfășurarea exclusiv în astfel de zone. Prin „urban mic” în cadrul Programului de Implicare Civică ne referim la localități cu mai puțin de 50.000 de locuitori.

Un proiect trebuie să selecteze o singură arie de intervenție, Aria 1 (cu accent pe activismul civic sau cu accent pe protecția biodiversității, conservarea și gestionarea resurselor naturale) sau Aria 2 (creșterea capacității grupurilor vulnerabile). Acesta poate include însă și activități care ating cealaltă arie, dacă acestea au legătură cu proiectul și contribuie la atingerea obiectivelor proiectului.

În cadrul Programului nu a fost stabilit un procent maxim din bugetul total al proiectului pentru salarii și/sau pentru costurile administrative directe. Totuși, costurile indirecte, care acoperă o parte dintre costurile administrative ale unui proiect, nu pot depăși 10% din totalul costurilor directe ale proiectului.

Experții pot fi nominalizați încă din faza de depunere sau ulterior, după semnarea contractului de finanțare. În funcție de tipul serviciilor, unii experți pot fi exceptați de la procedura de achiziții (ex: expert tematic specific proiectului), în timp ce alții (ex: expert IT pentru dezvoltarea unui website) vor trebui selectați prin procedură de achiziție. Atenție: Managerul de Proiect poate fi angajat exclusiv prin contract individual de muncă (CIM). Activitatea de management de proiect nu poate fi subcontractată. Este recomandat, dacă cunoașteți echipa de proiect și experții, să îi numiți și descrieți în propunerea de proiect.

În situația în care nu există în cadrul organizației o persoană cu experiență în realizarea achizițiilor, se pot subcontracta aceste servicii unei firme/PFA.

Pentru determinarea consumului se va utiliza valoarea în kWh/100 Km specificată în documentația tehnică a autovehiculului (cartea tehnică).

Este recomandat ca responsabilul financiar să fie membru al echipei de proiect (angajat cu CIM), pentru a asigura o monitorizare constantă a bugetului și a raportărilor, însă nu există o restricție în acest sens pentru pozițiile menționate. Însă, în ce privește serviciile de audit, acestea vor fi externalizate către un auditor independent acreditat, care va realiza auditul utilizând standardul de audit ISA 805.

Nu există un procent impus. Cu toate acestea, alocarea resurselor umane trebuie corelată în mod riguros cu activitățile și necesitățile proiectului.

Poziția de responsabil financiar nu este obligatorie pentru Partener. Decizia de a bugeta o astfel de poziție trebuie să ia în calcul complexitatea proiectului și suma pe care o va gestiona Partenerul.

În cadrul Programului va exista o procedură de achiziții care respectă atât legislația națională, cât și pe cea europeană.

În acest caz se referă la TVA care poate fi recuperată de la bugetul de stat prin decontul de TVA de către organizația care a primit finanțare.

Conform informațiilor cuprinse în Ghidul Solicitanților secțiunea 2.3.3, cât și în Anexa 2b – Ghid pentru elaborarea bugetului proiectului, costurile indirecte sunt acele costuri eligibile care nu pot fi atribuite direct proiectului. Costurile indirecte pot include: parte din cheltuielile sediului – utilități, chirie, întreținere, parte din cheltuilelile administrative – telefonie, internet, costuri salariale parțiale ale personalului administrativ – contabil, secretar/ă, șofer etc.

În decursul derulării proiectului, modificările de buget vor fi reglementate prin Contractul de finanțare nerambursabilă și vor fi posibile în cazuri justificate, în funcție de nevoile identificate. Astfel, unele modificări vor putea fi realizate prin notificare, iar altele prin acte adiționale. Vă recomandăm ca bugetul să fie întocmit pornind de la costuri necesare, realiste și care respectă principiile economiei, eficienței și eficacității.

În stabilirea echipei de proiect trebuie avută în vedere complexitatea implementării unui proiect de anvergură, și, în funcție de complexitatea activităților, stabilită echipa necesară pentru asigurarea unei bune desfășurări a proiectului. Este recomandată stabilirea unei echipe de proiect din care să facă parte un manager de proiect, un responsabil financiar, un responsabil de comunicare. De asemenea, este indicat să fie prevăzut un responsabil de achiziții, indiferent dacă acesta va fi angajat sau dacă serviciile respective vor fi subcontractate, în vederea desfășurării achizițiilor în conformitate cu regulile Programului și legislația în vigoare.

În cadrul Programului nu este stabilită o sumă sau un procent specific pentru serviciile de audit. Prin urmare, se recomandă prospectarea pieței înainte de bugetarea acestor costuri.

În cadrul Programului, nu au fost prevăzute plafoane minime și/sau maxime pentru salariații sau experții implicați în derularea activităților proiectului. Se recomandă ca în estimarea bugetului proiectului să fie luate în considerare politica de salarizare a organizației sau prețul pieței pentru experții vizați.

Costurile pentru activitățile de consultanță pentru implementarea proiectului se vor include la capitolul de buget Subcontractare și vor fi bugetate doar dacă sunt strict necesare. Se va avea în vedere că managerul de proiect poate activa în cadrul unui proiect exclusiv în baza unui contract de muncă, iar Solicitantul trebuie să fie direct răspunzător pentru elaborarea și managementul proiectului, fără a acționa ca intermediar.

Conform informațiilor din Ghidul Solicitanților, secțiunea 5.3, auditurile externe sunt obligatorii, iar costurile aferente sunt eligibile și trebuie incluse în bugetul proiectului. În cazul parteneriatelor cu o organizație din Elveția, auditul este obligatoriu dacă aceasta gestionează un buget de peste 100.000 CHF din bugetul proiectului. În cazul parteneriatelor, costurile de audit pot fi incluse în bugetul fiecărui Partener sau al Solicitantului.

În cadrul Programului nu există o limitare privind suma din grant care revine fiecărui Partener din România sau Elveția. Aceasta trebuie să fie corelată în mod direct cu implicarea în derularea activităților proiectului.

Conform informațiilor cuprinse în Ghidul Solicitanților, secțiunea 1.9, în elaborarea propunerii de proiect, până la 20% din bugetul total al fiecărui proiect trebuie să fie alocat pentru activități de Dezvoltare Organizațională. Activitățile specifice și costurile aferente vor fi stabilite/detaliate la începutul implementării proiectului.

Nu există o rată de schimb valutar oficială pentru întocmirea bugetului. Se poate utiliza o rată medie (curs BNR) corespunzătoare unei perioade relevante pentru întocmirea bugetului.

Colaboratorii, așa cum sunt definiți în Ghidul solicitanților la secțiunea 2.1, nu trebuie confundați cu furnizorii de servicii subcontractați în proiect. Colaboratorii trebuie să demonstreze valoarea adăugată adusă și capacitatea de a contribui în mod eficient la activitățile relevante ale proiectului. În cazul în care o entitate este Colaborator în proiect, aceasta nu poate fi subcontractată ca furnizor de servicii.

Implicarea voluntarilor va fi menționată și descrisă în cadrul propunerii de proiect. Munca voluntară nu va fi reflectată în buget, însă pot fi bugetate costuri colaterale, cum ar fi, de exemplu: transportul, cazarea și masa acestora.

Conform Ghidului Solicitanților, secțiunea 2.3.2 Costuri directe, achiziția de vehicule (noi, cât și second-hand) este un cost eligibil, cu mențiunea ca respectiva achiziție să fie justificabilă în logica proiectului și necesară pentru desfășurarea activităților prevăzute.

Da, parteneriatul cu o instituție publică va avea impact asupra regulilor privind achizițiile din proiect pentru toți Partenerii. Prevederile Legii nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, se vor aplica pentru achizițiile efectuate de ONG-urile din România (AE și Partener/i), în situația în care Partenerul sau Partenerii ONG-urilor din România sunt autorități contractante, conform definițiilor din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice.

Achizițiile intracomunitare sunt eligibile în cadrul proiectelor finanțate dacă beneficiarul poate demonstra, prin analiza pieței și prin comparația ofertelor disponibile, că oferta selectată reprezintă opțiunea cea mai avantajoasă din punct de vedere economic și tehnic, indiferent de localizarea furnizorului. În ceea ce privește TVA aferent achizițiilor intracomunitare, aceasta poate fi considerată cheltuială eligibilă numai dacă beneficiarul declară în mod explicit că TVA-ul respectiv nu va fi recuperat prin mecanisme fiscale.

Conform Art. 78 din Legea 448/2006, cu modificarile si completarile ulterioare, autoritățile și instituțiile publice, precum și persoanele juridice, publice sau private cu cel puțin 50 de angajați, au obligația de a angaja persoane cu dizabilități în procent de minimum 4% din numărul total de salariați. În situația în care această obligație nu este respectată, entitățile pot fi obligate să:
– achite lunar către bugetul de stat o sumă echivalentă cu salariul minim brut pe țară, înmulțit cu numărul de locuri neocupate de persoane cu handicap,
– sau o sumă de minimum 50% din salariul de bază minim brut, cu diferența utilizată pentru achiziția de produse/servicii realizate de unități protejate autorizate

Astfel, această taxă nu reprezintă o cheltuială eligibilă din finanțarea nerambursabilă, întrucât nu reprezintă un cost salarial ci derivă din nerespectarea unei obligații legale a angajatorului.